Author - lilach

דיוור מודפס – הנשק הסודי של עולם השיווק הדיגיטלי

אתם תוהים לפעמים למה בעידן הזה של מדיה דיגיטלית ורשתות חברתיות, כשעסקים יכולים להפיץ תוכן בקלות ובעלות מינימלית (או חינם) , רבים מהם עדין טורחים ליצור, להפיק להדפיס ולשלוח דיוורים, קטלוגים ומכתבים אמיתיים?

הסיבה לכך לא נעוצה בכך שבעלי אותם עסקים דבקים בטכנולוגיה ישנה בעיוורון או חוששים לעשות את המעבר לעולם הדיגיטלי אלא פשוט מאוד הם ממשיכים לשלוח דואר מודפס כיוון שהוא עובד!

הסופר והיועץ העסקי Dan Kennedy, שחקר רבות את הנושא של שיווק דיגיטלי בכלל ושיווק ישיר מודפס בפרט, מאמין שדיוורים מודפסים שמגיעים לתיבת הדואר, נפתחים ונשמרים הם בעלי ערך חיובי שלא ניתן לשחזר אותו בעולם הדיגיטלי.

היתרון הזה נובע לדעתו של קנדי מכמה גורמים-

ההשקעה של העסק – הלקוחות מזהים ומעריכים את העובדה שהשקעתם כסף ומאמץ אמיתי על מנת ליצור איתם קשר, לספק להם מידע או בידור, או להביע הערכה. ההכרה שלהם בהשקעה שלכם מגבירה את הערכתם ונאמנותם למותג ומגדילה את הסיכוי שיבחרו להיות או להישאר לקוחות שלכם.

חיי מדף ארוכים יותר – הערך של תכנים מודפסים נשמר זמן רב יותר כיוון שהם נמצאים פיזית בביתם של הלקוחות אשר עשויים לחזור ולקרוא אותם או להיתקל בהם גם בעתיד. כך למשל, קנדי מעיד שפעמים רבות שמע מלקוחות שרק לאחרונה קראו את אחד הדיוורים שלו, שנשלח חודשים קודם לכן או שחזרו לעיין בקטלוג ישן ושואלים על מוצרים ושירותים שהופיעו בו. מקרים כאלה לא קורים כשמדובר בדיוור דיגיטלי.

הערכה מוגברת לחומר מודפס – סקר שנערך בשנת 2014 מצא ש-80% מהאנשים יקראו מגזינים ודיוורים מודפסים שהם מנויים אליהם או שקיבלו בחינם, אשר מגיעים בקביעות מעסקים שעימם יש להם קשר כלשהו. לעומת זאת כשנשאלו על הרגלי הקריאה של מדיה דיגיטלית אותם משיבים ענו שיקראו את התכנים רק ב-20% מהפעמים.

נימה אישית – דיוור מודפס הוא המקום המתאים ביותר להפגין תודה והוקרה ללקוחות, מטופלים או קליינטים שתמיד שמחים לדעת שמעריכים אותם.

התוצאות מדברות בעד עצמן

מחקרים נוספים שנערכו בנושא מראים שהדיוור המודפס אכן מוביל במקרים רבים לתוצאות טובות יותר מזה של הדיוור השיווקי

הם מגדילים את כמות הקניות – מחקר שוק של Ascent Group and Data Monitor סיכם כי 8 מתוך 10 אנשים מוצאים שקל להם יותר לקנות ברשת לאחר שקיבלו קטלוג מודפס מהחברה.

הם מובילים לתשלום מהיר יותר של חשבונות – בחברת France Telecom  הצרפתית, למשל צרכנים שקיבלו חשבונות לתשלום בדואר מודפס, שילמו אותם 4 ימים לפני משקי בית שקיבלו את החשבונות במייל

לא בכדי התפתחו בשנים האחרונות חברות המציעות שירותי עיצוב והדפסה לחברות. החברה ההודית The Indian Handwritten Letter Company למשל, מציעה שירות של שליחת מכתב בכתב יד לפי דרישה. חברת Lettry הניו יורקית, לעומת זאת, מציעה שירות שליחת מכתבים כתובים בכתב יד ללקוחות עסקיים. הנימה האישית של משלוח מכתב תורמת רבות לחיזוק המותג של החברה, ליצירת תחושה של יחס אישי אמיתי ובנוסף מגדילה את המענה של הלקוחות. 

גם בארץ מתפתחת תעשיה חדשה-ישנה של חברות הדפסת מכתבים כמו "מכתב בקליק" שמציעות מגוון שירותי דיוור כולל הדפסת המכתבים, עיצוב, הכנסה למעטפה, הוספת בול ושליחה – והכל במחיר של בול אחד. בנוסף תוכלו לקבל גם שירות ארכיון, ניהול דאטה וארכיון דיגיטלי.

הטכנולוגיה הישנה שחיונית לעתיד

מסתמן אם כך שחברות המבקשות לשפר את מידת האפקטיביות של השיווק הדיגיטלי שלהן צריכות לקחת דווקא צעד אחד אחורה ולהחזיר לארסנל השיווקי שלהן את הדיוור המודפס שמאפשר לייצר נקודות מגע כנות ואמיתיות עם הצרכנים, תורם לחיזוק המותג ומגדיל את ההיענות של הלקוחות.

אז מה אנחנו עושים?

אנחנו מדפיסים עבורכם את המכתבים, מכניסים למעטפה, מביילים ושולחים בדואר. אנחנו גם דואגים לבצע רישום ולדאוג שהמכתב שלכם יגיע ליעדו.

איך זה עובד?

פשוט התקינו את המדפסת של "מכתב בקליק" על המחשב שלכם  (ניתן להתקינה בהדרכה טלפונית) ו..זהו!  מעתה כל מכתב שתרצו לשלוח- פשוט שלחו למדפסת "מכתב בקליק" ואנו נדאג לכל השאר.

ומחיר השירות?

 שליחת מכתב בעלות של בול אחד בלבד!!

השאירו פרטים עכשיו וקבלו הטבה להתנסות עם השירות


קרא עוד...

הפורמט הישן שמגדיל את היקף המכירות ברשת

מחקרים מראים שדווקא שליחת מכתבים מודפסים מסייע לעסקים להגדיל מכירות, למתג את עצמם ולבצע גביית תשלומים מהירה יותר.

שירותי דואר נוגעים בכל אדם בעולם ויש להם שורשים עמוקים בכל קהילה. תעשיית הדואר היא מנוע שמגלגל 2 טריליון דולר בשנה ברחבי העולם ואחראית ליותר מ-20 מליון מקומות עבודה. אך כמו תעשיות ותיקות אחרות, גדולות ואהובות ככל שיהיו, עם כניסת הטכנולוגיה והפס הרחב, מיהרו להספיד את המכתבים המודפסים כפורמט שנס ליחו.

האם המכתב המודפס אכן מת?

בזמנו מיהרו להספיד את הרדיו ואת הקולנוע עם כניסת הטלוויזיה הביתה, וכשלהקת The Buggels שרו בשנת 1979 את הלהיט Video Killed the Radio Star, היתה זו תחזית פסימית לנוכח עליית הקליפים המוזיקליים בתחנות הטלוויזיה. אך בכל זאת, היום, בשנת 2018, הרדיו ברחבי העולם ממשיך להמציא את עצמו מחדש, מתאים את עצמו לפלטפורמות הדיגיטליות החדשות, וכך מייצר סיטואציות צריכה חדשות ומרחיב את המודלים המסחריים שלו. 

גם הקולנוע שחווה איומיים לנוכח ריבוי אפשרויות הצפייה הביתית, מתמיד לספק חווית צריכה אחרת, משודרגת מזו של הצפייה הביתית. כלומר פלטפורמות ישנות שחשבנו שיעברו מהעולם במהרה למעשה ממציאות את עצמן מחדש ועוברות טרנספורמציה לעולם הדיגיטלי.

לעומת הרדיו והקולנוע, המכתבים המודפסים נמצאים בקטגוריה מעט שונה, שכן אין דרך ממשית להתאים אותם לעולם הדיגיטלי. אך בכל זאת מחקרים רבים שנערכו לאחרונה מעידים שעוד מוקדם מדי להספיד את המכתב המודפס שכן הוא משמש כאמצעי יעיל למינוף מכירות והגדלת רווחים גם בעידן הדיגיטלי.

מסתבר שאנשים מעדיפים מסמכים מודפסים

שינוי אופן צריכת המידע – ממודפס לאינטרנטי – אמנם הנגיש את אפשרויות העברת המידע, אך לא שינתה מסתבר, את הצורך הבסיסי של הצרכנים לנוחות, בהירות וזמינות של מידע. 

כך למשל, מחקר מקיף של הסוכנות הבינלאומית לדואר שבשוויץ (Universal Postal Union – UPU), מגלה כי בקנדה, לדוגמא, 86% מהתושבים מעדיפים לקבל את חשבונותיהם גם במייל וגם בדואר מודפס הנשלח אליהם הביתה. הסיבה לכך היא שצרכנים מעדיפים לקבל את המידע החשוב להם בצורה פיזית ומוחשית, כדי להבטיח שלא יאבד או ישכח בים המידע שברשת.

מעבר לכך, מחקר נוסף של UPU העלה כי בחברת France Telecom הצרפתית, צרכנים שקיבלו חשבונות לתשלום בדואר מודפס, שילמו אותם 4 ימים לפני משקי בית שקיבלו את החשבונות במייל (דואר אלקטרוני). כלומר המסמך המודפס שאולי קשה יותר להתעלם או לשכוח ממנו, גרם לאנשים לשלם מהר יותר את אותם חשבונות. מיותר לציין שההשלכות על תזרים המזומנים של חברה בסדר גודל כזה הוא עצום.

דואר מודפס ושיווק דיגיטלי

מחקר נוסף של ה-UPU,  מגלה את הכוח שיש למכתב מודפס גם בעולם השיווק הדיגיטלי – ממצאי המחקר כוללים סקר שוק של חברת Ascent Group and Data Monitor, המסכם כי 8 מתוך 10 אנשים מוצאים שקל להם יותר לקנות ברשת לאחר שקיבלו קטלוג מודפס מהחברה. לא בכדי חברות רבות, כגון איקאה, משקיעות מאמצים ניכרים כדי למנף את מאמצי השיווק הדיגיטליים באמצעות שליחת חומרי שיווק מודפסים.

בדרום אפריקה, למשל, חנות אינטרנטית לממכר מוצרי חשמל ומטבח ביתיים  בשם Yuppiechef, נוהגת לשלוח מכתבים כחלק מאסטרטגיית השיווק הכוללת. לדברי הבעלים, זה מבדל אותה בים הדואר האלקטרוני ומשמש הרבה יותר מתוכן אינפורמטיבי. כל חבילה המגיעה ללקוח כוללת מכתב אישי לגמרי המהווה זרז לרכישה אינטרנטית כאן ועכשיו.

ואכן, מחקר של חברת Target Marketing שביקש ממעסיקים למפות את ה-ROI (החזר על השקעה) מרכישות של לקוחות העלה ממצאים חד משמעיים לטובת המכתב המודפס שניצח עם 32% לעומת ניוזלטר -22%, פרסום במנוע חיפוש – 6%, והודעה בסלולרי – 1%.

המסקנות המתבקשות

המסקנה שחברות אלה חולקות, היא כי אנשים אוהבים לקבל מידע הביתה או למשרד במעטפה, משום שהמכתב נוכח, פיזי ומחייב תשומת לב. במיוחד היום, עם עיוורון הבאנרים ועיוורון התוכן שברשת, כולנו פחות ופחות קשובים לשלל המידע המתפרץ עלינו מהרשת ומהטלפון, ודווקא מסמך מודפס מחייב אותנו להתייחס לתוכן, וזו הזדמנות מצוינת לחברות, לא רק להעביר מידע, אלא גם למתג את עצמן, לשווק וליצור תשומת לב אישית.

לכן, חברות המעוניינות שקולן יישמע בים המידע ברשת, מגלות יותר ויותר שהפתרון הוא לייצר דיוור שיווקי בשני האפיקים – הדיגיטלי והפיזי. ברוב המקרים ההכרעה אם לעבור למשלוח מכתבים מלא במייל או לבצע שירות של "גם וגם" היא הכרעה כספית, שכן חברה שתבחר לקיים מנגנון שליחה כפול, תצטרך להתמודד עם עלויות נוספות כמו עלויות הדפסה, ניהול דאטה של החומר המודפס, מנגנון השליחה עצמו וכוח האדם.

למרבה המזל כיום צומחים שירותים כמו "מכתב בקליק" המייעלים את מערך ההדפסה ללקוחות, חוסכים כסף על ניהול דאטה, כוח אדם וזמן ומספקים מערך שלם של עיצוב, הדפסה ביול ושליחה עבור הלקוח במחיר של בול בלבד.

אז מה אנחנו עושים?

אנחנו מדפיסים עבורכם את המכתבים, מכניסים למעטפה, מביילים ושולחים בדואר. אנחנו גם דואגים לבצע רישום ולדאוג שהמכתב שלכם יגיע ליעדו.

איך זה עובד?

פשוט התקינו את המדפסת של "מכתב בקליק" על המחשב שלכם  (ניתן להתקינה בהדרכה טלפונית) ו..זהו!  מעתה כל מכתב שתרצו לשלוח- פשוט שלחו למדפסת "מכתב בקליק" ואנו נדאג לכל השאר.

ומחיר השירות?

 שליחת מכתב בעלות של בול אחד בלבד!!

השאירו פרטים עכשיו וקבלו הטבה להתנסות עם השירות


קרא עוד...

הדואר המודפס חוזר לשגשג בזכות חוק הספאם

ב-1 בדצמבר 2008 התפרסם 'חוק הספאם', שאוסר על בעלי עסק לשלוח פרסומת מסחרית בדואר אלקטרוני, פקס, SMS, או מערכת חיוג אוטומטי, ללא שקיבל אישור של הנמען לשליחת הפרסומות.

חוק הספאם, שהוא למעשה תיקון מס' 30 לחוק התקשורת, התשס"ח–2008, נועד למנוע את תופעת ההפצה ההמונית של פרסומות בלתי רצויות המכונה "ספאם" (או "דואר זבל") באמצעות תקשורת אלקטרונית וסלולרית, ומכאן גם נובע הכינוי שלו.

תופעת הפרסום הנשלח ללקוח באמצעות מסרונים, מייל והודעות מוקלטות הפכה למטרד מאז הופעתה והלכה וגברה בשנים האחרונות, כשעוד ועוד מודעות פרסומיות נשלחות ללקוחות באופן פולשני, שפוגע בפרטיות הלקוחות ומעורר בעיות של אבטחת מידע, קבלת פרטי לקוחות ללא רשות, חדירה למחשבים אישיים והפצת וירוסים.

מה בדיוק אומר החוק?

החוק פשוט וענייני למדי, כפי שמוסבר באתר המועצה הישראלית לצרכנות – "החוק אוסר על משלוח דברי פרסומת לנמען, בכל אמצעי תקשורת (מייל, פקס, הודעות SMS או אמצעות מערכת חיוג אוטומטי) ללא הסכמה מפורשת מראש של הנמען " (מקור- אתר המועצה הישראלית לצרכנות  http://www.consumers.org.il/category/email-spam-law )

עם זאת, יש יוצאים מן הכלל – אלה כוללים:

לקוחות שמסרו פרטים בעת הקניה – "אין צורך בהסכמה מראש של הנמען אם בעת רכישת מוצר או שירות הנמען מסר את הפרטים שלו, והמפרסם הודיע לו כי הפרטים שלו ישמשו לצורך משלוח דברי פרסומת מסוג דומה לזה שנרכש, ונתן לנמען הזדמנות לסרב למשלוח דברי פרסומת." (מקור- המועצה הישראלית לצרכנות http://www.consumers.org.il/category/email-spam-law)

דיוור ישיר – כלומר, החוק חל על הודעות פרסומת שנשלחות באמצעים אלקטרוניים וסלולריים בלבד ואינו חל על פרסום שנעשה באמצעות הודעות דואר מודפסות כגון פלאיירים, מכתבים שיווקיים, עלונים וכד'.

חזרתו של הדואר המודפס

לאור העובדה שחוק הספאם אינו חל על דיוור ישיר, שנשלח ללקוחות בדואר רגיל, עסקים רבים חוזרים לשיטת הפרסום  הוותיקה והאמינה – הדואר המודפס – שמאפשרת לשווק את העסק בקלות, במחיר זול יחסית ובאופן שאינו מהווה פלישה או מטרד עבור הלקוחות.

מעבר לכך, כיום, אותם עסקים יכולים ליהנות מהיתרונות של הטכנולוגיה המתקדמת על ידי שימוש בשירותי שליחת דואר מודפס מקצועיים, כמו מכתב בקליק, שחוסכים הרבה זמן ומשאבים.

לאכול את העוגה ולשמור אותה שלמה

מכתב בקליק מאפשר לכם לשלוח דואר מודפס בלחיצת כפתור וכך ליהנות מכל העולמות – מצד אחד להפיץ פרסומות בדואר רגיל שמותר בחוק ואינו פוגע או מציק לצרכנים, ומצד שני ליהנות מהמהירות והנוחות של הטכנולוגיה המתקדמת של ימינו. בנוסף, קבלת הודעה ממוענת אישית בדואר נתפסת בצורה הרבה יותר טובה ומכובדת בעיני הצרכנים ובהתאם לך גם ההתייחסות שלהם לתוכנה.

איך זה עובד?
 אתם כותבים מודעות, פלאיירים או כל דיוור ישיר אחר שתרצו ושולחים אלינו בקליק אחד

  • אנחנו מדפיסים את המודעות על נייר ממותג של העסק שלכם

  • אנחנו מכניסים את המכתבים למעטפה ממותגת

  • אנחנו שומרים את המידע בארכיון ומספקים לכם דו"ח מעקב

  • ולסיום – אנחנו שולחים את המכתבים המודפסים לכל הנמענים באמצעות הדואר

למידע נוסף או תיאום פגישה חייגו 03-5376031 או השאירו פרטים ונשמח לחזור אליכם


קרא עוד...

הפתרון הפשוט והזול לשליחת חיובים באמצעות מכתב מודפס

מתקשים להתמודד עם החוק החדש שמחייב לשלוח הודעת חוב בדואר?

יש לנו פתרון פשוט וזול בשבילכם.

ב-2016 פורסם עדכון לחוק הגנת הצרכן שנקרא בקצרה תיקון 46 ונועד להגן על צרכנים ולספק להם התראה ברורה ומוחשית לפני נקיטת הליכי גבית חוב. הבעיה היא,שהצורך לשלוח מכתבים מודפסים ולנהל מעקב, מייצר לחברות ובעלי עסקים עבודה רבה, שגובה זמן ומשאבים יקרים.

מהו בדיוק תיקון 46?

תיקון מס' 46 לחוק הגנת הצרכן, התשמ"א – 1981, קובע ש"עוסק הטוען כי הצרכן לא שילם לו חיוב במועד שנקבע לכך, ישלח אליו הודעת חוב בתוך ארבעה חודשים מהמועד לתשלום החוב ואף יהיה מנוע מלנקוט פעולות שמטרתן גביית החוב, לרבות שליחת התראה לפני נקיטת הליכים משפטיים (ולמעט שליחת הודעה ובה פירוט חיובים שנתי בעסקה מתמשכת), בטרם חלפו 14 ימים מיום שליחת הודעת החוב." לקריאת החוק המלא

או במילים פשוטות יותר חברות ובעלי עסקים מחויבים לשלוח הודעת חוב במכתב מודפס, שבועיים לפני תחילת ביצוע תהליכי גביה מלקוחות (וארבעה חודשים לאחר מועד החיוב המיועד).

מה קורה לעסקים שלא פועלים בהתאם להנחיות החדשות?

בהתאם לחוק הם עשויים לספוג קנס לא קטן – "הפרת החובה לשלוח הודעת חוב או אישור בדבר קיום העסקה לצרכן או נקיטת פעולה שמטרתה גביית החוב ללא משלוח הודעת החוב כאמור לעיל עשויה לגרור הטלת עיצום כספי בסכום של 22,000 ₪ על עוסק שהינו תאגיד ו-7,000 ₪ על עוסק שאינו תאגיד."

הקושי של בתי העסק

הבעיה העיקרית עבור רוב בתי העסק, בכל הנוגע למשלוח הודעות החוב, היא ההתעסקות האינסופית בניירת והצורך לבצע מעקב מסודר, שכן כדי להימנע מהקנס חשוב לא רק לשלוח את ההודעות בזמן אלא גם להיות מסוגלים לספק הוכחה לכך שהיא נשלחה. כל אלה גובים זמן יקר ומשאבים שלא כל עסק יכול לעמוד בהם.

אמנם קיימת האפשרות של משלוח הודעות חוב דיגיטליות, אך החוק כולל הסתייגות בהקשר לנושא זה שלפיה:

"…עוסק יהיה רשאי לשלוח את הודעת החוב במסרון או בדרך ממוחשבת, ובלבד שהצרכן נתן הסכמתו המפורשת מראש לקבלת דברי דואר מהעוסק בדרך ממוחשבת או לקבלת מסרונים בעניין הודעת חוב. נטל ההוכחה בנוגע לשליחת הודעת החוב לצרכן מוטל על העוסק."
 

כמובן שרוב הלקוחות לא מאשרים את קבלת ההודעות באמצעות מסרונים או באמצעים דיגיטליים ולכן בעלי העסק נשארים עם אותה בעיה.

הפתרון הפשוט למשלוח הודעות חוב מודפסות

מכתב בקליק של דפוס בארי, מספק כבר מספר שנים שירות של הדפסה ושליחת דואר עבור עסקים וחברות ולכן, בעקבות יציאת התיקון לחוק, פנו אלינו לא מעט חברות שנזקקו לסיוע במשלוח הודעות החוב וביצוע המעקב.

כדי לסייע לאותן חברות פיתחנו שירות ספציפי למשלוח ומעקב אחר הודעות גביית חוב ללקוחות, שכולל דוח מיוחד, המרכז את ההודעות שנשלחו בכל תקופה, ומשמש כהוכחת שליחה וכמכשיר מעקב על פעולות הגביה.

איך זה עובד?

  • אתם כותבים את המכתבים ושולחים אלינו בקליק אחד

  • אנחנו מדפיסים את המכתבים על נייר ממותג של העסק שלכם

  • אנחנו מכניסים את המכתבים למעטפה ממותגת

  • אנחנו שומרים את המידע בארכיון ומספקים לכם (לפי דרישתכם) דו"ח מעקב להוכחה

  • ולסיום – אנחנו שולחים את המכתבים המודפסים לכל נמענים באמצעות הדואר

וכל זה במחיר בול הדואר בלבד!

למידע נוסף או תיאום פגישת יעוץ מוזמנים להשאיר פרטים ונחזור אליכם בהקדם:


קרא עוד...

המדריך להתנהלות יעילה יותר במשרד

חלק 1 – טיפים שיעזרו לכם לחסוך זמן

מכתב בקליק של דפוס בארי הוא שירות הדפסת דואר שמאפשר לכם לשלוח דואר מודפס בלחיצת כפתור ובמחיר של בול אחד וכך חוסך לעסק שלכם לא מעט זמן וכסף. אבל כמובן שלא על הדואר לבדו עומד העסק (לפחות רוב העסקים), ולכן, כדי לסייע לכם להתייעל בכל הכיוונים, הכנו לכם מדריך מקצועי המרכז טיפים להתנהלות יעילה שתעזור לכם לחסוך זמן והוצאות במשרד.

לנוחותכם, המדריך מחולק לשני חלקים, כשבראשון נתמקד בטיפים לחסכון בזמן ובחלק השני נתמקד בטיפים לחסכון בכסף.

טיפים לחסכון בזמן:

1. תכננו את היום שלכם מראש

אנשים שאפתנים ווורקוהוליקים נוטים לפעמים להסתער על העבודה ברגע שהם מגיעים למשרד. אך לפי מחבר רבי המכר והמומחה לניהול זמן, בראיין טרייסי, דקה אחת של תכנון בתחילת היום יכולה לחסוך עשר דקות של עבודה בהמשך.

2. קבעו בתחילת היום את שעת סיום העבודה

רוב האנשים יודעים באיזו שעה מתחיל יום העבודה שלהם אבל לא יודעים מראש מתי בדיוק הוא יסתיים. אך למעשה, הגדרת שעת היציאה יוצרת תחושת דחיפות שתדרבן אתכם להספיק יותר ולהתמהמה פחות.

3. היעזרו ברשימות מטלות

במקום לסמוך על הזיכרון, שיכול להיות חמקמק, עדיף ליצור רשימות מטלות שבעזרתן תוכלו לסמן וי על כל משימה שהושלמה ולהתקדם ביעילות ובבהירות עד להשלמת המשימה, בין אם מדובר בהכנה לפגישה, אריזת מזוודה לנסיעה עסקית או השלמת פרויקט גדול. 

4. התחילו עם המשימה החשובה ביותר

זאת, להבדיל מהמשימה הדחופה ביותר. כפי שציין מחבר רב המכר '7 הרגלים של אנשים יעילים במיוחד' – "המשימות הדחופות והחשובות הן לא אלה שמובילות להצלחה עסקית"

5. בצעו משימות פחות חשובות בזריזות

זה נחמד לשאוף לבצע כל משימה בצורה מושלמת, אך בעולם המהיר של ימינו השאיפה הזאת פשוט לא מציאותית. לכן, מומלץ ליצור הבדלה בין העיקר לתפל, ולהקדיש פחות זמן למשימות משניות, זה ישאיר לכם יותר זמן להשקיע בדברים החשובים.

6. הקציבו זמן מוגדר לכל משימה

אל תתחילו לעבוד על משימה מבלי שקבעתם מראש לו"ז להשלמתה. מעבר לכך, רצוי להגדיר משך זמן קצר מזה שאתם מעריכים שהמשימה תצריך, שכן הזמן המוגבל יאתגר אתכם ויעודד אתכם לסיים מהר יותר.

7. עבדו במקבצים

משימות שונות מצריכות כישורים, ידע וצורת חשיבה שונה וכשעוברים כל הזמן בין משימות שונות מאבדים זמן רב שכרוך בהסתגלות או למידה של הנושא החדש. לכן, במקום לזפזפ בין משימות שונות מתחומים שונים מומלץ ליצור מקבצים של משימות שמצריכות את אותם כלים וכישורים ולבצע אותן ברצף. למשל – מעבר על מיילים, שיחות עם לקוחות וכד'.

8. קצרו זמני ישיבות

הרבה פעמים ישיבות נקבעות למשך שעה עגולה פשוט בגלל שזו ברירת המחדל ביומן האאוטלוק או באפליקציות הישיבות, ואז הן גם נמתחות בהתאם לכך. לכן, במקום להיכנע לדיפולט, הקפידו להקציב לישיבות את הזמן המדויק שהן מצריכות (למשל ¾ שעה) וכך תחסכו זמן ביום העבודה שלכם. בנוסף, מגבלת הזמן תוביל להתנהלות יעילה יותר בישיבות עצמן.

9. הפחיתו את מספר הישיבות

אם תעברו על היומן שלכם ושל העובדים שלכם, קרוב לוודאי שתגלו שחלק ניכר מהזמן שלכם מוקדש לישיבות. האמת היא שישיבות כרוכות בדרך כלל בלא מעט בזבוז זמן ובהרבה מקרים ניתן להשיג את תוצאות הישיבה בשיחת טלפון, מייל, או במפגש מצומצם יותר. לכן, השתדלו לצמצם את מספר הישיבות וכך תיהנו מיותר זמן פנוי שתוכלו לנצל בצורה יעילה יותר.

10. האצילו סמכויות בכל תחום מלבד נקודות החזקה שלכם

רוב האנשים לא טורחים בכלל לאבחן את התחומים החזקים שלהם, ועוד פחות אנשים מבלים את רוב זמנם באותם עיסוקים שבהם הם מצטיינים. אך שיטה פשוטה זאת היא המפתח להתנהלות יעלה ואפקטיבית בעבודה.

11. קחו הפסקה קצרה

זה אמנם נשמע מנוגד להיגיון, אבל הפוגה קצרה ביום עבודה עמוס יכולה לעזור לכם לנקות את הראש, להירגע, לקבל קצת פרספקטיבה ולחזור לעבודה רעננים ואפקטיביים יותר. כך, הזמן הקצר שאבד לכם בהפסקה למעשה יחסוך לכם הרבה בזבוז זמן שנובע מעייפות ושחיקה במהלך היום.

קרא עוד...

המדריך להתנהלות יעילה יותר במשרד – חלק 2

 חלק 2 – טיפים שיעזרו לכם לחסוך כסף

בחלק הראשון של המדריך פירטנו את כל הדרכים והשיטות שיסייעו לכם לחסוך זמן ולהתנהל באופן אפקטיבי יותר בעבודה. כעת, בחלק השני של המדריך תוכלו למצוא טיפים מועילים שיסייעו לכם להתייעל בכל הקשור להוצאות והכנסות העסק, או במילים אחרות:

 טיפים לחיסכון בכסף

1. מה שטוב לסביבה טוב גם לכיס

לא משנה באיזה סוג עסק מדובר – בין אם זה משרד ביתי קטן, חנות או בניין משרדים – ככל שתשתמשו במוצרים 'ירוקים' שחוסכים אנרגיה, כך תחסכו גם בהוצאות התפעול כגון חשמל, מים וכד'.

2. העסיקו אנשים מוכשרים עם מעט ניסיון

זה אולי נשמע כמו טיפ מנוגד להגיון, אבל בשוק העבודה כיום יש שפע של מועמדים מוכשרים שישמחו להזדמנות ללמוד תחום חדש או להתמקצע יותר בתחום שרק נכנסו אליו, ויוכלו לתרום רבות לעסק שלכם. העסקתם תחסוך לכם הוצאות שכן המשכורת של עובדים חסרי ניסיון נמוכה יותר.

3. אפשרו לעובדים לעבוד פחות שעות

גם עצה זו עשויה להישמע מנוגדת להגיון אך למעשה, במקרים רבים ברירת המחדל של משרה מלאה אינה חיונית לכל העובדים ואתם יכולים לחסוך לא מעט הוצאות על ידי צמצום השעות. כמובן שנושא זה עשוי להיות בעייתי מצד העובדים, אך רבים מהם עשויים למעשה להעדיף לעבוד פחות שעות וכך שני הצדדים יכולים לצאת מרווחים.

4. עשו מאמץ לשמור את העובדים הטובים

עובדים בעלי ביצועים טובים, שתורמים רבות לחברה או שתורמים לאווירה חיובית במשרד הם נכס בעל ערך רב. לכן מומלץ לעשות מאמץ לשמור אותם, שכן החלפתם תגרור לא רק את העלות של הכשרת עובד חדש אלא גם את האבדן של עובד מהימן ואיכותי שהוא לא ענין של מה בכך.

 

5. בדקו את ההוצאות השוטפות שלכם

ההוצאות היומיומיות, אפילו הקטנות ביותר, מצטברות בסופו של דבר לסכומים לא מבוטלים, במיוחד כשמדובר בעסקים גדולים יותר, לכן, בדיקה תקופתית של ההוצאות יכולה לעזור לכם לאתר נקודות שבהן תוכלו לחסוך ולקצץ. כך למשל, אם אתם קונים קפה לעובדים – בדקו אם ניתן לקבל הנחה על כמות או שיש חנות אחרת שבה תוכלו לקנות אותו בעלות נמוכה יותר. כנ"ל לגבי הציוד המשרדי וכל הוצאה קבועה אחרת.

6. העסקת פרילאנסרים

השוק כיום עובר יותר ויותר לעבודה בשיטת פרילנס או מיקרו-קבלנות שמאפשרת לבעלי עסקים לשכור שירותי מומחים בהתאם לצורך. לכן, אם יש לכם משימות או פרויקטים נקודתיים, שאף אחד במשרד לא מסוגל או פנוי לבצע אותם, במקום להעסיק עובד נוסף, על כל הזמן וההוצאות שכרוכות בכך, היעזרו בעובדי קבלן או פרילאנסרים זמניים. אם שיתוף הפעולה יצליח, תמיד תוכלו להציע להם להפוך לעובדים קבועים בהמשך.

 7. הכירו את הלקוחות שלכם

השקעה קטנה במחקר שוק והבנת קהל היעד שלכם יכולה לחסוך לכם הרבה זמן וכסף בטווח הרחוק כיוון שתוכלו למקד את מאמצי השיווק שלכם ולפנות בצורה המדויקת והאפקטיבית ביותר ללקוחות שלכם.

8. צ'פרו את הלקוחות והעובדים הרווחיים שלכם

כמו בהרבה עצות נוספות, גם כאן ההוצאה הקטנה שכרוכה במתן פרס ללקוחות או עובדים שמייצרים עבורכם רווחים, היא למעשה השקעה שתחזור לכם בצורת הכנסות גבוהות יותר בטווח הרחוק.

9. ותרו על פרסום מסורתי לטובת חלופות זולות יותר

ההוצאות על פרסום יכולות להיות גבוהות למדי ולא משתלמות, במיוחד כשמדובר בעסקים קטנים ובינוניים. כיום, כשעיקר הקידום והשיווק ממילא ממוקדים באינטרנט, ניתן למצוא מגוון חלופות זולות ואפקטיביות יותר שיאפשרו לכם להרחיב את קהל הלקוחות ולהגדיל הכנסות באמצעות שיווק דיגיטלי יצירתי.

קרא עוד...

טיפים לטיפול חכם בדואר וניירת מסמכים

בתור חברה שעוסקת בדואר מודפס וניירת מבוקר ועד ערב, צברנו כבר לא מעט ניסיון וידע – מההתנסות שלנו ושל הלקוחות שלנו – שמאפשרים לנו כיום להתנהל ביעילות מרבית. כעט, כדי לעזור גם לכם לחסוך קצת זמן והתעסקות, החלטנו לחלוק את התובנות העיקריות שלמדנו עם השנים:

מיינו את הדואר לפני שאתם מניחים אותו על השולחן

כלומר – בצעו סריקה ראשונית של הדואר כשהוא עוד בידיים שלכם והחליטו מה כדאי או צריך לשמור ומה אפשר לזרוק מיד לפח (למשל פלאיירים ופרסומות שלא מעניינים אתכם). כך כבר תחסכו מעצמכם לא מעט ניירת מיותרת שנוטה להצטבר על השולחן או במגירות.

ניתן אף למקם פח אשפה ליד תיבות הדואר ולבצע את המיון הראשוני הזה עוד לפני שנכנסתם הביתה, כך גם תוכלו מיד להיפטר מדברי פרסומת מיותרים או, במקרה שקיבלתם גבר דואר שלא מיועד אליכם, להעביר אותו לשכנים.

זכרו – כל דבר דואר שהכנסתם הביתה רק מעלה את כמות ונפח הניירת שמחכה למיון וסידור, ויוצר עבודה מיותרת, אז אל תבזבזו מקום וזמן על דואר שלא רלוונטי עבורכם.

תייקו ועשו סדר לעתים קרובות

ככל שערימת הניירת גדלה, כך הטיפול בה נהיה מורכב ומעיק יותר, אז תייקו באופן שוטף ואל תתנו לערימה לגבוה ולהפוך למטרד מאיים.

כמה טיפים שיעזרו לכם לתייק ביעילות:

  • סדרו את הדואר בתיקיות או שרוולי פלסטיק, תוך חלוקה לקבוצות נפרדות לפי הסוג או השולח – למשל חשבונות חשמל, דו"חות מהבנק וכד'.

  • במידה שיש כמה בני משפחה שמקבלים דואר, מיינו גם לפי הנמען – כך למשל, ניתן להקצות מגירת דואר נכנס עבור כל אחד מבני הבית שמקבל דואר.

  • קבעו זמן קבוע לתיוק ומיון – למשל בסוף כל חודש.

זכרו: ברגע שהניירת מצטברת לערימה גדולה, הטיפול בה מצריך הרבה יותר אנרגיה וזמן, וחמור מכך – אתם עלולים לשכוח פריט דואר חשוב כגון קנס שמצריך תשלום או מבצע שפג בזמן מסוים, מה שעלול לעלות לכם לא מעט כסף. לכן, תיוק ומיון של כמה דקות פעם בחודש יכולים לחסוך לכם הרבה טרחה ודאגה.

הקפידו על נגישות

כדי להקל את תהליך הסידור והמיון, ולהגדיל את הסיכוי שאכן תקפדיו לעשות זאת באופן קבוע ורציף, מומלץ לאחסן את הניירת באזור נגיש ונח שיאפשר לכם איתור ושליפה קלה של המסמך.

לשם כך חשוב לא רק להפריד את הניירת והדואר לקטגוריות שונות אלה גם לאחסן אותם בצורה שתקל עליכם לאתר כל פיסת נייר ברגע שתזדקקו לה. לשם כך:

הקצו לניירת מקום מוגדר וסדרו את המסמכים בסדר כרונולוגי

  • במידה שאתם נעזרים בקלסרים – רשמו על גבי כל קלסר את הנושא שכלול בו והשתמשו בחוצצים ליצירת תתי נושאים שיקלו עליכם למצוא כל מסמך. למשל – צרו קלסר לכל הניירת מהבנק והפרידו את הניירת בתוכו לתתי נושאים רלוונטיים כגון כרטיסי אשראי, חשבון עו"ש, חסכונות וכד'.

זכרו: סדר בניירת הוא גם סדר בראש. זה לא הכי כיף להתעסק בתיוק, אבל עוד פחות כיף לא למצוא את המסמך, בדיוק כשצריך אותו.

 

גבו מסמכים חשובים

כל מסמך חשוב במיוחד, כגון, תעודות, חוזים, צוואות וכדומה, כדאי לגבות גם דיגיטלית – סרקו או צלמו את המסמך, שמרו את הקובץ במחשב, ויידעו את בני הבית איפה ניתן למצוא אותו במקרה הצורך.

חשוב לציין, עם זאת, שלא מומלץ לשמור מסמכים רגישים בענן, אלא בדיסק קשיח, עם גיבוי מתאים.

וזכרו: גם קבצים דיגיטליים צריכים להיות מסודרים בתיקיות ברורות ובסדר הגיוני כךי שאפשר יהיה למצוא אותם בקלות בעתיד.

 

קרא עוד...