טיפים לטיפול חכם בדואר וניירת מסמכים

טיפים לטיפול חכם בדואר וניירת מסמכים

בתור חברה שעוסקת בדואר מודפס וניירת מבוקר ועד ערב, צברנו כבר לא מעט ניסיון וידע – מההתנסות שלנו ושל הלקוחות שלנו – שמאפשרים לנו כיום להתנהל ביעילות מרבית. כעט, כדי לעזור גם לכם לחסוך קצת זמן והתעסקות, החלטנו לחלוק את התובנות העיקריות שלמדנו עם השנים:

מיינו את הדואר לפני שאתם מניחים אותו על השולחן

כלומר – בצעו סריקה ראשונית של הדואר כשהוא עוד בידיים שלכם והחליטו מה כדאי או צריך לשמור ומה אפשר לזרוק מיד לפח (למשל פלאיירים ופרסומות שלא מעניינים אתכם). כך כבר תחסכו מעצמכם לא מעט ניירת מיותרת שנוטה להצטבר על השולחן או במגירות.

ניתן אף למקם פח אשפה ליד תיבות הדואר ולבצע את המיון הראשוני הזה עוד לפני שנכנסתם הביתה, כך גם תוכלו מיד להיפטר מדברי פרסומת מיותרים או, במקרה שקיבלתם גבר דואר שלא מיועד אליכם, להעביר אותו לשכנים.

זכרו – כל דבר דואר שהכנסתם הביתה רק מעלה את כמות ונפח הניירת שמחכה למיון וסידור, ויוצר עבודה מיותרת, אז אל תבזבזו מקום וזמן על דואר שלא רלוונטי עבורכם.

תייקו ועשו סדר לעתים קרובות

ככל שערימת הניירת גדלה, כך הטיפול בה נהיה מורכב ומעיק יותר, אז תייקו באופן שוטף ואל תתנו לערימה לגבוה ולהפוך למטרד מאיים.

כמה טיפים שיעזרו לכם לתייק ביעילות:

  • סדרו את הדואר בתיקיות או שרוולי פלסטיק, תוך חלוקה לקבוצות נפרדות לפי הסוג או השולח – למשל חשבונות חשמל, דו”חות מהבנק וכד’.

  • במידה שיש כמה בני משפחה שמקבלים דואר, מיינו גם לפי הנמען – כך למשל, ניתן להקצות מגירת דואר נכנס עבור כל אחד מבני הבית שמקבל דואר.

  • קבעו זמן קבוע לתיוק ומיון – למשל בסוף כל חודש.

זכרו: ברגע שהניירת מצטברת לערימה גדולה, הטיפול בה מצריך הרבה יותר אנרגיה וזמן, וחמור מכך – אתם עלולים לשכוח פריט דואר חשוב כגון קנס שמצריך תשלום או מבצע שפג בזמן מסוים, מה שעלול לעלות לכם לא מעט כסף. לכן, תיוק ומיון של כמה דקות פעם בחודש יכולים לחסוך לכם הרבה טרחה ודאגה.

הקפידו על נגישות

כדי להקל את תהליך הסידור והמיון, ולהגדיל את הסיכוי שאכן תקפדיו לעשות זאת באופן קבוע ורציף, מומלץ לאחסן את הניירת באזור נגיש ונח שיאפשר לכם איתור ושליפה קלה של המסמך.

לשם כך חשוב לא רק להפריד את הניירת והדואר לקטגוריות שונות אלה גם לאחסן אותם בצורה שתקל עליכם לאתר כל פיסת נייר ברגע שתזדקקו לה. לשם כך:

הקצו לניירת מקום מוגדר וסדרו את המסמכים בסדר כרונולוגי

  • במידה שאתם נעזרים בקלסרים – רשמו על גבי כל קלסר את הנושא שכלול בו והשתמשו בחוצצים ליצירת תתי נושאים שיקלו עליכם למצוא כל מסמך. למשל – צרו קלסר לכל הניירת מהבנק והפרידו את הניירת בתוכו לתתי נושאים רלוונטיים כגון כרטיסי אשראי, חשבון עו”ש, חסכונות וכד’.

זכרו: סדר בניירת הוא גם סדר בראש. זה לא הכי כיף להתעסק בתיוק, אבל עוד פחות כיף לא למצוא את המסמך, בדיוק כשצריך אותו.

 

גבו מסמכים חשובים

כל מסמך חשוב במיוחד, כגון, תעודות, חוזים, צוואות וכדומה, כדאי לגבות גם דיגיטלית – סרקו או צלמו את המסמך, שמרו את הקובץ במחשב, ויידעו את בני הבית איפה ניתן למצוא אותו במקרה הצורך.

חשוב לציין, עם זאת, שלא מומלץ לשמור מסמכים רגישים בענן, אלא בדיסק קשיח, עם גיבוי מתאים.

וזכרו: גם קבצים דיגיטליים צריכים להיות מסודרים בתיקיות ברורות ובסדר הגיוני כךי שאפשר יהיה למצוא אותם בקלות בעתיד.

 

שתף כתבה

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *