המדריך להתנהלות יעילה יותר במשרד

המדריך להתנהלות יעילה יותר במשרד

חלק 1 – טיפים שיעזרו לכם לחסוך זמן

מכתב בקליק של דפוס בארי הוא שירות הדפסת דואר שמאפשר לכם לשלוח דואר מודפס בלחיצת כפתור ובמחיר של בול אחד וכך חוסך לעסק שלכם לא מעט זמן וכסף. אבל כמובן שלא על הדואר לבדו עומד העסק (לפחות רוב העסקים), ולכן, כדי לסייע לכם להתייעל בכל הכיוונים, הכנו לכם מדריך מקצועי המרכז טיפים להתנהלות יעילה שתעזור לכם לחסוך זמן והוצאות במשרד.

לנוחותכם, המדריך מחולק לשני חלקים, כשבראשון נתמקד בטיפים לחסכון בזמן ובחלק השני נתמקד בטיפים לחסכון בכסף.

טיפים לחסכון בזמן:

1. תכננו את היום שלכם מראש

אנשים שאפתנים ווורקוהוליקים נוטים לפעמים להסתער על העבודה ברגע שהם מגיעים למשרד. אך לפי מחבר רבי המכר והמומחה לניהול זמן, בראיין טרייסי, דקה אחת של תכנון בתחילת היום יכולה לחסוך עשר דקות של עבודה בהמשך.

2. קבעו בתחילת היום את שעת סיום העבודה

רוב האנשים יודעים באיזו שעה מתחיל יום העבודה שלהם אבל לא יודעים מראש מתי בדיוק הוא יסתיים. אך למעשה, הגדרת שעת היציאה יוצרת תחושת דחיפות שתדרבן אתכם להספיק יותר ולהתמהמה פחות.

3. היעזרו ברשימות מטלות

במקום לסמוך על הזיכרון, שיכול להיות חמקמק, עדיף ליצור רשימות מטלות שבעזרתן תוכלו לסמן וי על כל משימה שהושלמה ולהתקדם ביעילות ובבהירות עד להשלמת המשימה, בין אם מדובר בהכנה לפגישה, אריזת מזוודה לנסיעה עסקית או השלמת פרויקט גדול. 

4. התחילו עם המשימה החשובה ביותר

זאת, להבדיל מהמשימה הדחופה ביותר. כפי שציין מחבר רב המכר '7 הרגלים של אנשים יעילים במיוחד' – "המשימות הדחופות והחשובות הן לא אלה שמובילות להצלחה עסקית"

5. בצעו משימות פחות חשובות בזריזות

זה נחמד לשאוף לבצע כל משימה בצורה מושלמת, אך בעולם המהיר של ימינו השאיפה הזאת פשוט לא מציאותית. לכן, מומלץ ליצור הבדלה בין העיקר לתפל, ולהקדיש פחות זמן למשימות משניות, זה ישאיר לכם יותר זמן להשקיע בדברים החשובים.

6. הקציבו זמן מוגדר לכל משימה

אל תתחילו לעבוד על משימה מבלי שקבעתם מראש לו"ז להשלמתה. מעבר לכך, רצוי להגדיר משך זמן קצר מזה שאתם מעריכים שהמשימה תצריך, שכן הזמן המוגבל יאתגר אתכם ויעודד אתכם לסיים מהר יותר.

7. עבדו במקבצים

משימות שונות מצריכות כישורים, ידע וצורת חשיבה שונה וכשעוברים כל הזמן בין משימות שונות מאבדים זמן רב שכרוך בהסתגלות או למידה של הנושא החדש. לכן, במקום לזפזפ בין משימות שונות מתחומים שונים מומלץ ליצור מקבצים של משימות שמצריכות את אותם כלים וכישורים ולבצע אותן ברצף. למשל – מעבר על מיילים, שיחות עם לקוחות וכד'.

8. קצרו זמני ישיבות

הרבה פעמים ישיבות נקבעות למשך שעה עגולה פשוט בגלל שזו ברירת המחדל ביומן האאוטלוק או באפליקציות הישיבות, ואז הן גם נמתחות בהתאם לכך. לכן, במקום להיכנע לדיפולט, הקפידו להקציב לישיבות את הזמן המדויק שהן מצריכות (למשל ¾ שעה) וכך תחסכו זמן ביום העבודה שלכם. בנוסף, מגבלת הזמן תוביל להתנהלות יעילה יותר בישיבות עצמן.

9. הפחיתו את מספר הישיבות

אם תעברו על היומן שלכם ושל העובדים שלכם, קרוב לוודאי שתגלו שחלק ניכר מהזמן שלכם מוקדש לישיבות. האמת היא שישיבות כרוכות בדרך כלל בלא מעט בזבוז זמן ובהרבה מקרים ניתן להשיג את תוצאות הישיבה בשיחת טלפון, מייל, או במפגש מצומצם יותר. לכן, השתדלו לצמצם את מספר הישיבות וכך תיהנו מיותר זמן פנוי שתוכלו לנצל בצורה יעילה יותר.

10. האצילו סמכויות בכל תחום מלבד נקודות החזקה שלכם

רוב האנשים לא טורחים בכלל לאבחן את התחומים החזקים שלהם, ועוד פחות אנשים מבלים את רוב זמנם באותם עיסוקים שבהם הם מצטיינים. אך שיטה פשוטה זאת היא המפתח להתנהלות יעלה ואפקטיבית בעבודה.

11. קחו הפסקה קצרה

זה אמנם נשמע מנוגד להיגיון, אבל הפוגה קצרה ביום עבודה עמוס יכולה לעזור לכם לנקות את הראש, להירגע, לקבל קצת פרספקטיבה ולחזור לעבודה רעננים ואפקטיביים יותר. כך, הזמן הקצר שאבד לכם בהפסקה למעשה יחסוך לכם הרבה בזבוז זמן שנובע מעייפות ושחיקה במהלך היום.

שתף כתבה

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *