Monthly Archives - מאי 2018

המדריך להתנהלות יעילה יותר במשרד

חלק 1 – טיפים שיעזרו לכם לחסוך זמן

מכתב בקליק של דפוס בארי הוא שירות הדפסת דואר שמאפשר לכם לשלוח דואר מודפס בלחיצת כפתור ובמחיר של בול אחד וכך חוסך לעסק שלכם לא מעט זמן וכסף. אבל כמובן שלא על הדואר לבדו עומד העסק (לפחות רוב העסקים), ולכן, כדי לסייע לכם להתייעל בכל הכיוונים, הכנו לכם מדריך מקצועי המרכז טיפים להתנהלות יעילה שתעזור לכם לחסוך זמן והוצאות במשרד.

לנוחותכם, המדריך מחולק לשני חלקים, כשבראשון נתמקד בטיפים לחסכון בזמן ובחלק השני נתמקד בטיפים לחסכון בכסף.

טיפים לחסכון בזמן:

1. תכננו את היום שלכם מראש

אנשים שאפתנים ווורקוהוליקים נוטים לפעמים להסתער על העבודה ברגע שהם מגיעים למשרד. אך לפי מחבר רבי המכר והמומחה לניהול זמן, בראיין טרייסי, דקה אחת של תכנון בתחילת היום יכולה לחסוך עשר דקות של עבודה בהמשך.

2. קבעו בתחילת היום את שעת סיום העבודה

רוב האנשים יודעים באיזו שעה מתחיל יום העבודה שלהם אבל לא יודעים מראש מתי בדיוק הוא יסתיים. אך למעשה, הגדרת שעת היציאה יוצרת תחושת דחיפות שתדרבן אתכם להספיק יותר ולהתמהמה פחות.

3. היעזרו ברשימות מטלות

במקום לסמוך על הזיכרון, שיכול להיות חמקמק, עדיף ליצור רשימות מטלות שבעזרתן תוכלו לסמן וי על כל משימה שהושלמה ולהתקדם ביעילות ובבהירות עד להשלמת המשימה, בין אם מדובר בהכנה לפגישה, אריזת מזוודה לנסיעה עסקית או השלמת פרויקט גדול. 

4. התחילו עם המשימה החשובה ביותר

זאת, להבדיל מהמשימה הדחופה ביותר. כפי שציין מחבר רב המכר '7 הרגלים של אנשים יעילים במיוחד' – "המשימות הדחופות והחשובות הן לא אלה שמובילות להצלחה עסקית"

5. בצעו משימות פחות חשובות בזריזות

זה נחמד לשאוף לבצע כל משימה בצורה מושלמת, אך בעולם המהיר של ימינו השאיפה הזאת פשוט לא מציאותית. לכן, מומלץ ליצור הבדלה בין העיקר לתפל, ולהקדיש פחות זמן למשימות משניות, זה ישאיר לכם יותר זמן להשקיע בדברים החשובים.

6. הקציבו זמן מוגדר לכל משימה

אל תתחילו לעבוד על משימה מבלי שקבעתם מראש לו"ז להשלמתה. מעבר לכך, רצוי להגדיר משך זמן קצר מזה שאתם מעריכים שהמשימה תצריך, שכן הזמן המוגבל יאתגר אתכם ויעודד אתכם לסיים מהר יותר.

7. עבדו במקבצים

משימות שונות מצריכות כישורים, ידע וצורת חשיבה שונה וכשעוברים כל הזמן בין משימות שונות מאבדים זמן רב שכרוך בהסתגלות או למידה של הנושא החדש. לכן, במקום לזפזפ בין משימות שונות מתחומים שונים מומלץ ליצור מקבצים של משימות שמצריכות את אותם כלים וכישורים ולבצע אותן ברצף. למשל – מעבר על מיילים, שיחות עם לקוחות וכד'.

8. קצרו זמני ישיבות

הרבה פעמים ישיבות נקבעות למשך שעה עגולה פשוט בגלל שזו ברירת המחדל ביומן האאוטלוק או באפליקציות הישיבות, ואז הן גם נמתחות בהתאם לכך. לכן, במקום להיכנע לדיפולט, הקפידו להקציב לישיבות את הזמן המדויק שהן מצריכות (למשל ¾ שעה) וכך תחסכו זמן ביום העבודה שלכם. בנוסף, מגבלת הזמן תוביל להתנהלות יעילה יותר בישיבות עצמן.

9. הפחיתו את מספר הישיבות

אם תעברו על היומן שלכם ושל העובדים שלכם, קרוב לוודאי שתגלו שחלק ניכר מהזמן שלכם מוקדש לישיבות. האמת היא שישיבות כרוכות בדרך כלל בלא מעט בזבוז זמן ובהרבה מקרים ניתן להשיג את תוצאות הישיבה בשיחת טלפון, מייל, או במפגש מצומצם יותר. לכן, השתדלו לצמצם את מספר הישיבות וכך תיהנו מיותר זמן פנוי שתוכלו לנצל בצורה יעילה יותר.

10. האצילו סמכויות בכל תחום מלבד נקודות החזקה שלכם

רוב האנשים לא טורחים בכלל לאבחן את התחומים החזקים שלהם, ועוד פחות אנשים מבלים את רוב זמנם באותם עיסוקים שבהם הם מצטיינים. אך שיטה פשוטה זאת היא המפתח להתנהלות יעלה ואפקטיבית בעבודה.

11. קחו הפסקה קצרה

זה אמנם נשמע מנוגד להיגיון, אבל הפוגה קצרה ביום עבודה עמוס יכולה לעזור לכם לנקות את הראש, להירגע, לקבל קצת פרספקטיבה ולחזור לעבודה רעננים ואפקטיביים יותר. כך, הזמן הקצר שאבד לכם בהפסקה למעשה יחסוך לכם הרבה בזבוז זמן שנובע מעייפות ושחיקה במהלך היום.

קרא עוד...

המדריך להתנהלות יעילה יותר במשרד – חלק 2

 חלק 2 – טיפים שיעזרו לכם לחסוך כסף

בחלק הראשון של המדריך פירטנו את כל הדרכים והשיטות שיסייעו לכם לחסוך זמן ולהתנהל באופן אפקטיבי יותר בעבודה. כעת, בחלק השני של המדריך תוכלו למצוא טיפים מועילים שיסייעו לכם להתייעל בכל הקשור להוצאות והכנסות העסק, או במילים אחרות:

 טיפים לחיסכון בכסף

1. מה שטוב לסביבה טוב גם לכיס

לא משנה באיזה סוג עסק מדובר – בין אם זה משרד ביתי קטן, חנות או בניין משרדים – ככל שתשתמשו במוצרים 'ירוקים' שחוסכים אנרגיה, כך תחסכו גם בהוצאות התפעול כגון חשמל, מים וכד'.

2. העסיקו אנשים מוכשרים עם מעט ניסיון

זה אולי נשמע כמו טיפ מנוגד להגיון, אבל בשוק העבודה כיום יש שפע של מועמדים מוכשרים שישמחו להזדמנות ללמוד תחום חדש או להתמקצע יותר בתחום שרק נכנסו אליו, ויוכלו לתרום רבות לעסק שלכם. העסקתם תחסוך לכם הוצאות שכן המשכורת של עובדים חסרי ניסיון נמוכה יותר.

3. אפשרו לעובדים לעבוד פחות שעות

גם עצה זו עשויה להישמע מנוגדת להגיון אך למעשה, במקרים רבים ברירת המחדל של משרה מלאה אינה חיונית לכל העובדים ואתם יכולים לחסוך לא מעט הוצאות על ידי צמצום השעות. כמובן שנושא זה עשוי להיות בעייתי מצד העובדים, אך רבים מהם עשויים למעשה להעדיף לעבוד פחות שעות וכך שני הצדדים יכולים לצאת מרווחים.

4. עשו מאמץ לשמור את העובדים הטובים

עובדים בעלי ביצועים טובים, שתורמים רבות לחברה או שתורמים לאווירה חיובית במשרד הם נכס בעל ערך רב. לכן מומלץ לעשות מאמץ לשמור אותם, שכן החלפתם תגרור לא רק את העלות של הכשרת עובד חדש אלא גם את האבדן של עובד מהימן ואיכותי שהוא לא ענין של מה בכך.

 

5. בדקו את ההוצאות השוטפות שלכם

ההוצאות היומיומיות, אפילו הקטנות ביותר, מצטברות בסופו של דבר לסכומים לא מבוטלים, במיוחד כשמדובר בעסקים גדולים יותר, לכן, בדיקה תקופתית של ההוצאות יכולה לעזור לכם לאתר נקודות שבהן תוכלו לחסוך ולקצץ. כך למשל, אם אתם קונים קפה לעובדים – בדקו אם ניתן לקבל הנחה על כמות או שיש חנות אחרת שבה תוכלו לקנות אותו בעלות נמוכה יותר. כנ"ל לגבי הציוד המשרדי וכל הוצאה קבועה אחרת.

6. העסקת פרילאנסרים

השוק כיום עובר יותר ויותר לעבודה בשיטת פרילנס או מיקרו-קבלנות שמאפשרת לבעלי עסקים לשכור שירותי מומחים בהתאם לצורך. לכן, אם יש לכם משימות או פרויקטים נקודתיים, שאף אחד במשרד לא מסוגל או פנוי לבצע אותם, במקום להעסיק עובד נוסף, על כל הזמן וההוצאות שכרוכות בכך, היעזרו בעובדי קבלן או פרילאנסרים זמניים. אם שיתוף הפעולה יצליח, תמיד תוכלו להציע להם להפוך לעובדים קבועים בהמשך.

 7. הכירו את הלקוחות שלכם

השקעה קטנה במחקר שוק והבנת קהל היעד שלכם יכולה לחסוך לכם הרבה זמן וכסף בטווח הרחוק כיוון שתוכלו למקד את מאמצי השיווק שלכם ולפנות בצורה המדויקת והאפקטיבית ביותר ללקוחות שלכם.

8. צ'פרו את הלקוחות והעובדים הרווחיים שלכם

כמו בהרבה עצות נוספות, גם כאן ההוצאה הקטנה שכרוכה במתן פרס ללקוחות או עובדים שמייצרים עבורכם רווחים, היא למעשה השקעה שתחזור לכם בצורת הכנסות גבוהות יותר בטווח הרחוק.

9. ותרו על פרסום מסורתי לטובת חלופות זולות יותר

ההוצאות על פרסום יכולות להיות גבוהות למדי ולא משתלמות, במיוחד כשמדובר בעסקים קטנים ובינוניים. כיום, כשעיקר הקידום והשיווק ממילא ממוקדים באינטרנט, ניתן למצוא מגוון חלופות זולות ואפקטיביות יותר שיאפשרו לכם להרחיב את קהל הלקוחות ולהגדיל הכנסות באמצעות שיווק דיגיטלי יצירתי.

קרא עוד...

טיפים לטיפול חכם בדואר וניירת מסמכים

בתור חברה שעוסקת בדואר מודפס וניירת מבוקר ועד ערב, צברנו כבר לא מעט ניסיון וידע – מההתנסות שלנו ושל הלקוחות שלנו – שמאפשרים לנו כיום להתנהל ביעילות מרבית. כעט, כדי לעזור גם לכם לחסוך קצת זמן והתעסקות, החלטנו לחלוק את התובנות העיקריות שלמדנו עם השנים:

מיינו את הדואר לפני שאתם מניחים אותו על השולחן

כלומר – בצעו סריקה ראשונית של הדואר כשהוא עוד בידיים שלכם והחליטו מה כדאי או צריך לשמור ומה אפשר לזרוק מיד לפח (למשל פלאיירים ופרסומות שלא מעניינים אתכם). כך כבר תחסכו מעצמכם לא מעט ניירת מיותרת שנוטה להצטבר על השולחן או במגירות.

ניתן אף למקם פח אשפה ליד תיבות הדואר ולבצע את המיון הראשוני הזה עוד לפני שנכנסתם הביתה, כך גם תוכלו מיד להיפטר מדברי פרסומת מיותרים או, במקרה שקיבלתם גבר דואר שלא מיועד אליכם, להעביר אותו לשכנים.

זכרו – כל דבר דואר שהכנסתם הביתה רק מעלה את כמות ונפח הניירת שמחכה למיון וסידור, ויוצר עבודה מיותרת, אז אל תבזבזו מקום וזמן על דואר שלא רלוונטי עבורכם.

תייקו ועשו סדר לעתים קרובות

ככל שערימת הניירת גדלה, כך הטיפול בה נהיה מורכב ומעיק יותר, אז תייקו באופן שוטף ואל תתנו לערימה לגבוה ולהפוך למטרד מאיים.

כמה טיפים שיעזרו לכם לתייק ביעילות:

  • סדרו את הדואר בתיקיות או שרוולי פלסטיק, תוך חלוקה לקבוצות נפרדות לפי הסוג או השולח – למשל חשבונות חשמל, דו"חות מהבנק וכד'.

  • במידה שיש כמה בני משפחה שמקבלים דואר, מיינו גם לפי הנמען – כך למשל, ניתן להקצות מגירת דואר נכנס עבור כל אחד מבני הבית שמקבל דואר.

  • קבעו זמן קבוע לתיוק ומיון – למשל בסוף כל חודש.

זכרו: ברגע שהניירת מצטברת לערימה גדולה, הטיפול בה מצריך הרבה יותר אנרגיה וזמן, וחמור מכך – אתם עלולים לשכוח פריט דואר חשוב כגון קנס שמצריך תשלום או מבצע שפג בזמן מסוים, מה שעלול לעלות לכם לא מעט כסף. לכן, תיוק ומיון של כמה דקות פעם בחודש יכולים לחסוך לכם הרבה טרחה ודאגה.

הקפידו על נגישות

כדי להקל את תהליך הסידור והמיון, ולהגדיל את הסיכוי שאכן תקפדיו לעשות זאת באופן קבוע ורציף, מומלץ לאחסן את הניירת באזור נגיש ונח שיאפשר לכם איתור ושליפה קלה של המסמך.

לשם כך חשוב לא רק להפריד את הניירת והדואר לקטגוריות שונות אלה גם לאחסן אותם בצורה שתקל עליכם לאתר כל פיסת נייר ברגע שתזדקקו לה. לשם כך:

הקצו לניירת מקום מוגדר וסדרו את המסמכים בסדר כרונולוגי

  • במידה שאתם נעזרים בקלסרים – רשמו על גבי כל קלסר את הנושא שכלול בו והשתמשו בחוצצים ליצירת תתי נושאים שיקלו עליכם למצוא כל מסמך. למשל – צרו קלסר לכל הניירת מהבנק והפרידו את הניירת בתוכו לתתי נושאים רלוונטיים כגון כרטיסי אשראי, חשבון עו"ש, חסכונות וכד'.

זכרו: סדר בניירת הוא גם סדר בראש. זה לא הכי כיף להתעסק בתיוק, אבל עוד פחות כיף לא למצוא את המסמך, בדיוק כשצריך אותו.

 

גבו מסמכים חשובים

כל מסמך חשוב במיוחד, כגון, תעודות, חוזים, צוואות וכדומה, כדאי לגבות גם דיגיטלית – סרקו או צלמו את המסמך, שמרו את הקובץ במחשב, ויידעו את בני הבית איפה ניתן למצוא אותו במקרה הצורך.

חשוב לציין, עם זאת, שלא מומלץ לשמור מסמכים רגישים בענן, אלא בדיסק קשיח, עם גיבוי מתאים.

וזכרו: גם קבצים דיגיטליים צריכים להיות מסודרים בתיקיות ברורות ובסדר הגיוני כךי שאפשר יהיה למצוא אותם בקלות בעתיד.

 

קרא עוד...